Quỹ Chung Đi Du Lịch: Ghi "Thu Tiền Trước" Sao Cho Đúng
Mỗi lần đi du lịch nhóm, sẽ có một người đứng ra nói: "Mọi người chuyển cho mình mỗi người 200 đô trước nha. Mình đặt hết rồi cuối cùng tính lại."
Nghe hợp lý đúng không? Nhưng người thu tiền mới là người khổ. Ai chuyển bao nhiêu rồi? Khách sạn hết bao nhiêu? Ăn uống bao nhiêu? Cuối cùng ai phải bù thêm, ai được nhận lại? Nghĩ thôi đã đau đầu.
Tệ hơn nữa là nhiều người ghi khoản tiền này thành "Thu nhập", làm sổ sách loạn hết, tính toán sai bét.
Quỹ Chung Là Gì?
Đơn giản thôi. Trước khi đi, mọi người góp tiền cho một người giữ. Người đó lo chi trả các khoản chung (khách sạn, vé, di chuyển...), cuối cùng tính bù trừ.
Thừa thì trả lại, thiếu thì thu thêm.
Đây không phải "Thu nhập" cũng không phải "Chi tiêu." Đây là chuyển tiền từ người này sang người kia để giữ hộ. Vậy nên trong Lightsplit phải dùng "Chuyển khoản" để ghi.
Sai Lầm Hay Gặp: Ghi Quỹ Chung Thành "Thu Nhập"
Nhiều người theo bản năng sẽ bấm "Thu nhập" để ghi. Nhưng "Thu nhập" là tiền cả nhóm kiếm được cùng nhau (ví dụ bán đồ được tiền, trúng thưởng). Không phải tiền chuyển qua lại giữa các thành viên.
Lightsplit cũng có cảnh báo ở trang "Thu nhập":
Nhận tiền trước từ thành viên khác không phải là "THU NHẬP". Hãy ghi dưới dạng "CHUYỂN KHOẢN".
Nếu ghi thành thu nhập, Lightsplit sẽ coi đó là thu nhập chung của nhóm và phân chia cho tất cả. Kết quả tính toán cuối cùng sẽ sai hoàn toàn.
Cách Đúng: Dùng "Chuyển Khoản" Ghi Quỹ Chung
Bước 1: Bấm "+", Chọn "Chuyển Khoản"
Mở nhóm chia tiền, bấm nút "+" góc dưới bên phải, chuyển sang tab "Chuyển khoản" ở trên.
Bước 2: Điền Thông Tin Chuyển Khoản
- Chuyển từ: Người gửi tiền (ví dụ: Scott)
- Chuyển đến: Người giữ quỹ (ví dụ: Rama)
- Số tiền: Số tiền chuyển
Bước 3: Xong!
Sau khi tạo chuyển khoản, nó sẽ hiển thị trên trang chính của nhóm. Rõ ràng, dễ hiểu.
Mỗi thành viên ghi một giao dịch chuyển khoản như vậy là quỹ chung xong. Các chi phí trong chuyến đi thì ghi bình thường bằng "Chi tiêu."
Về Rồi Tính Sao?
Đây là chỗ Lightsplit tiện nhất. Không cần tự tính.
Lightsplit tự động gộp tất cả chuyển khoản và chi tiêu lại, rồi hiển thị trong "Quyết toán":
- Ai cần trả thêm
- Ai được nhận lại
Tất cả tính tự động. Không cần mở Excel.
Ví Dụ Nhanh
5 người đi Tokyo. Trước khi đi, mỗi người chuyển $200 cho Rama giữ:
- Mỗi người ghi "Chuyển khoản" → Rama, số tiền $200
- Trong chuyến đi, Rama trả tiền khách sạn, vé, ăn nhóm, ghi là "Chi tiêu"
- Những người khác cũng ghi chi tiêu cá nhân
- Sau chuyến đi, mở "Quyết toán" là biết ngay ai phải trả thêm, ai được nhận lại
Đơn giản vậy thôi. Không cần nhắn tin hỏi "trả tiền chưa?" trong group chat nữa.
Thử ngay tại Lightsplit!